Scan to Folder Ricoh gửi bản scan trực tiếp vào thư mục chia sẻ trên máy tính Windows hoặc máy chủ trong mạng nội bộ. Đây là lựa chọn phù hợp khi mỗi phòng ban muốn nhận tệp vào một thư mục cố định mà không phải mở Web Image Monitor để tải thủ công.
Trong giao diện R19: chọn RICOH → 2 • scan vào thư mục. Sau khi chọn, các tab khác thu gọn; bấm HIỆN CÁC MỤC KHÁC để đổi chức năng. Mặc định Agent chuẩn bị thư mục C:\Scan, share Scan, tài khoản UserScan và thông tin SMB để đăng ký trên Ricoh. UNC có dạng \\<TÊN-MÁY-TÍNH>\Scan. Hoàn thành Bước 1 nhập IP/thư mục, Bước 2 chuẩn bị Windows, Bước 3 đăng ký đích trên Ricoh, Bước 4 scan thử.
Nếu Agent không dò được IP máy photocopy
Máy photocopy cần nối bằng dây mạng RJ45 vào modem/router; máy tính cần kết nối Wi-Fi công ty phát từ cùng modem/router (cùng mạng nội bộ).
- Cắm dây RJ45 từ máy photocopy vào router/switch và kiểm tra đèn cổng mạng.
- Kết nối máy tính vào đúng Wi-Fi công ty của router đang nối với máy photocopy.
- Đặt IP cho máy photocopy theo video Mai Hoàng: Hướng dẫn nhập IP máy photocopy.
- Xem và chụp lại IP hiện tại theo video: Hướng dẫn xem IP Toshiba.
- Mở lại Agent, chọn đúng hãng và tab cần dùng, bấm DÒ IP / KIỂM TRA. Nếu vẫn không thấy máy, nhập IP vừa xác nhận vào ô IP rồi kiểm tra lại.
Nếu vẫn không kết nối được, gửi ảnh màn hình IP máy photocopy qua Zalo cho kỹ thuật Mai Hoàng để được hỗ trợ.
Ricoh cần biết đúng đường dẫn mạng, tài khoản Windows và mật khẩu có quyền ghi vào thư mục. Chỉ tạo thư mục trên máy tính là chưa đủ; phải đăng ký đích trong Address Book của Ricoh và chạy kiểm tra kết nối.
Phân biệt với Web Image Monitor
Web Image Monitor lưu file trên Ricoh rồi người dùng tải bằng trình duyệt. Scan to Folder gửi file qua SMB đến máy tính hoặc máy chủ ngay sau khi scan.
| Nhu cầu | Nên dùng |
|---|---|
| Muốn scan vào máy Ricoh rồi chọn tải từng file | Web Image Monitor |
| Muốn tài liệu tự đến thư mục phòng ban | Scan to Folder |
| Muốn nhiều người lấy file từ một vị trí chung | Scan to Folder trên máy chủ hoặc thư mục được quản lý |
Cấu hình Scan to Folder bằng Agent R19
R19 chuẩn bị thư mục và tài khoản nhận trên Windows. Dùng Agent để tạo đúng thư mục và share, tránh tạo thủ công bộ tên khác rồi nhập nhầm vào Address Book.
Bước 1 Nhập thông tin thư mục nhận
Mở nhóm RICOH, chọn tab 2 • SCAN VÀO THƯ MỤC. Nhập IP máy Ricoh. Mặc định: thư mục C:\Scan, share Scan, tài khoản nhận UserScan. Không đăng mật khẩu lên website hoặc gửi trong ảnh chụp.
Bước 2 Chuẩn bị Windows
Bấm CHUẨN BỊ WINDOWS + COPY CẤU HÌNH SCAN RICOH. Agent tạo/kiểm tra thư mục, share SMB và tài khoản nhận, rồi chép cấu hình vào clipboard. Đường dẫn cục bộ là C:\Scan; UNC có dạng \\<TÊN-MÁY-TÍNH>\Scan.
Bước 3 Đăng ký Destination trên Ricoh
Bấm MỞ WEB IMAGE MONITOR RICOH hoặc mở trang quản lý theo IP. Trong Address Book/Scan to Folder, tạo đích mới và dùng đúng Host, Share, User, Password đã được Agent chép vào clipboard. Tên hiển thị Destination tùy quy ước công ty; Host/Share/User phải khớp cấu hình vừa copy.
Bước 4 Scan thử và kiểm tra file
Trên Ricoh, mở Scanner → To Folder và chọn Destination vừa đăng ký. Scan thử một trang, rồi mở C:\Scan trên máy tính để kiểm tra PDF. Tên file do cài đặt scan trên máy Ricoh quyết định; Agent không tự đặt tên file scan Ricoh.
Cách sử dụng hằng ngày
Trước khi scan, bảo đảm máy tính nhận đang bật và còn kết nối mạng. Nếu dùng máy chủ, không tắt dịch vụ hoặc ngắt mạng của máy chủ trong giờ làm việc.
Trên Ricoh, mở Scanner → To Folder, chọn đúng phòng ban và kiểm tra tên đích. Đặt bản gốc, chọn định dạng PDF và bấm Start.
Sau khi gửi, kiểm tra thư mục nhận. Nên tạo quy tắc đặt tên hồ sơ, chẳng hạn Hoa-don_NCC_A_2026-09-28.pdf, rồi chuyển tệp vào thư mục nghiệp vụ hoặc hệ thống lưu trữ của công ty.
Nếu thư mục dùng chung cho nhiều người, phân công người dọn, phân loại và sao lưu. Không xóa tệp ngay sau khi thấy một người đã mở; cần theo dõi quy định lưu trữ của bộ phận.
Lỗi thường gặp và cách xử lý
| Hiện tượng | Nguyên nhân cần kiểm tra |
|---|---|
| Connection Test thất bại | Sai Path, tên máy không phân giải, IP sai hoặc máy tính nhận tắt. |
| Báo sai user/password | Tài khoản hoặc mật khẩu Windows không đúng, tài khoản hết hạn hoặc không có quyền vào thư mục. |
| Test thành công nhưng scan không đến | Kiểm tra đích đã chọn trên Ricoh, đường dẫn con, quyền ghi và tường lửa. |
| File đến nhưng không mở được | Kiểm tra dung lượng, định dạng, quyền tệp và scan thử một trang PDF. |
| Đổi mật khẩu Windows thì scan dừng | Cập nhật mật khẩu trong Address Book Ricoh và chạy Connection Test lại. |
| Máy tính có nhiều mạng | Chọn đúng IP cùng mạng với Ricoh, tránh mạng khách hoặc VPN chặn SMB. |
Nếu lỗi xuất hiện sau khi cập nhật Windows hoặc firmware Ricoh, ghi lại thời gian thay đổi và mã lỗi. Không chuyển ngay sang SMB1 hoặc tắt toàn bộ tường lửa vì có thể làm yếu bảo vệ các thư mục khác.
Cấu hình nhiều phòng ban
Mặc định của Agent là một thư mục nhận C:\Scan, share Scan và tài khoản UserScan. Nếu công ty cần nhiều đích theo phòng ban, tên Destination trên Ricoh do quản trị viên đặt; đó là cấu hình riêng, không phải tên mặc định của Agent. UNC vẫn theo máy Windows nhận, dạng \\<TÊN-MÁY-TÍNH>\Scan.
Khi số lượng đích nhiều, đặt quy tắc tên thống nhất và nhóm trong Address Book. Có thể dùng chức năng bảo vệ hoặc mã bảo vệ địa chỉ nếu model hỗ trợ để giảm nguy cơ người dùng chọn nhầm thư mục.
Câu hỏi thường gặp
Dùng tên máy hay IP tốt hơn
Cả hai đều được nếu mạng được quản lý ổn định. IP dễ kiểm tra trực tiếp; tên máy dễ duy trì khi IP được cấp cố định hoặc DNS nội bộ hoạt động tốt. Khi gặp lỗi, thử đường dẫn bằng IP để phân biệt lỗi phân giải tên.
Scan to Folder có cần mở Web Image Monitor không
Không bắt buộc. Bạn có thể đăng ký đích trên bảng điều khiển Ricoh; Web Image Monitor là một cách quản lý khác nếu model và quyền tài khoản hỗ trợ.
Có dùng chung một tài khoản cho nhiều thư mục không
Có thể nhưng không nên mở quyền rộng hơn nhu cầu. Tài khoản nhận scan nên được cấp quyền tối thiểu theo từng thư mục và được quản lý khi nhân sự thay đổi.
Video và hỗ trợ
Video Web Image Monitor Ricoh tham khảo: https://www.youtube.com/watch?v=xGbE0rvY0zQ
Khi cần hỗ trợ, gửi model Ricoh, tên Address Book, Path, mã lỗi Connection Test và ảnh thiết lập thư mục đã che mật khẩu. Kỹ thuật Azcopy: 079 4481 888.
