e-Filing cho phép lưu tài liệu trong các Box trên máy photocopy Toshiba. Với bộ Agent đang dùng, việc tự động nhận tài liệu gồm hai phần: Toshiba e-STUDIO File Downloader tải tài liệu từ Box về máy tính, sau đó Agent xử lý các tệp PDF và đưa vào thư mục nhận cuối.
Trong giao diện R19: chọn TOSHIBA → 4 • e-FILING. Box mặc định là SCAN-MAIHOANG; nhóm mặc định SCAN-CHUNG; File Downloader đưa PDF vào C:\MaiHoang\eFiling\Incoming; Agent chuyển đến Z:\SCAN\<NHÓM>\YYYY\MM\DD và lưu bản an toàn tại C:\MaiHoang\eFiling\Archive. Tên file do Agent tạo theo dạng SCAN_<NHÓM>_<YYYYMMDD_HHMMSS>.pdf.
Nếu Agent không dò được IP máy photocopy
Máy photocopy cần nối bằng dây mạng RJ45 vào modem/router; máy tính cần kết nối Wi-Fi công ty phát từ cùng modem/router (cùng mạng nội bộ).
- Cắm dây RJ45 từ máy photocopy vào router/switch và kiểm tra đèn cổng mạng.
- Kết nối máy tính vào đúng Wi-Fi công ty của router đang nối với máy photocopy.
- Đặt IP cho máy photocopy theo video Mai Hoàng: Hướng dẫn nhập IP máy photocopy.
- Xem và chụp lại IP hiện tại theo video: Hướng dẫn xem IP Toshiba.
- Mở lại Agent, chọn đúng hãng và tab cần dùng, bấm DÒ IP / KIỂM TRA. Nếu vẫn không thấy máy, nhập IP vừa xác nhận vào ô IP rồi kiểm tra lại.
Nếu vẫn không kết nối được, gửi ảnh màn hình IP máy photocopy qua Zalo cho kỹ thuật Mai Hoàng để được hỗ trợ.
Bạn cần cấu hình đúng cả hai chương trình. Chỉ bấm BẮT ĐẦU TỰ ĐỘNG trong Agent sẽ chưa lấy được tài liệu đang nằm trong Box nếu File Downloader chưa hoạt động.
Hiểu đúng đường đi của tài liệu
Tài liệu được scan vào Box trên Toshiba, File Downloader tải về thư mục Incoming, rồi Agent chuyển bản đã xử lý sang Thư mục nhận cuối. Nếu bật giữ bản gốc, Agent lưu thêm vào Archive.
| Vị trí | Công dụng | Ví dụ |
|---|---|---|
| Box e-Filing | Lưu tài liệu trên Toshiba | SCAN-KE-TOAN |
| Incoming | Nhận tệp do File Downloader tải xuống | C:\Scan-eFiling\Incoming |
| Thư mục nhận cuối | Nơi người dùng lấy tài liệu đã xử lý | C:\Scan-eFiling\Da-xu-ly |
| Archive | Giữ bản nguồn theo tùy chọn của Agent | C:\Scan-eFiling\Archive |
Nên tách ba thư mục trên máy tính để dễ kiểm tra. Không đặt Incoming trùng thư mục nhận cuối hoặc trùng Archive. Nếu không dùng ổ Z, bạn có thể chọn thư mục cục bộ như ví dụ; không bắt buộc tạo ổ Z chỉ để dùng e-Filing.
Chuẩn bị trước khi cài
Kiểm tra Toshiba có chức năng e-Filing đang sử dụng được. Chuẩn bị IP máy, quyền tạo hoặc truy cập Box, mật khẩu Box nếu có và bộ Agent đầy đủ dành cho khách hàng. Máy tính cần đủ dung lượng lưu trữ và phải truy cập được Toshiba qua mạng.
Khách hàng mở ứng dụng MaiHoangAgent_V9_Toshiba_Ricoh_ALL_IN_ONE.exe trong thư mục dist\MAIHOANG_AGENT_V9_R19_TOSHIBA_RICOH_COMPLETE; nhấp chuột phải và chọn Run as administrator. Giữ nguyên các tệp đi kèm, gồm bộ cài Toshiba File Downloader.
Bước 1 Chuẩn bị Box trên Toshiba
Nếu đơn vị đã có Box, ghi lại đúng số Box, tên và thông tin truy cập. Không tạo thêm Box mới chỉ vì chưa thấy tên trong Agent.
Trên các dòng có giao diện tương ứng, mở e-Filing → Box Setting, chọn một vị trí chưa sử dụng rồi bấm Setup. Nhập tên Box, mật khẩu theo quy định của đơn vị và lưu. Tên menu có thể thay đổi theo model; nhờ quản trị viên thao tác nếu chức năng bị giới hạn.
Dùng Box mặc định SCAN-MAIHOANG đồng nhất trong Toshiba File Downloader và Agent. Phân loại theo bộ phận tại ô Phòng ban / nhóm (mặc định SCAN-CHUNG); nhập tên Box trong Agent không tự tạo Box trên máy photocopy.
Bước 2 Cài Toshiba File Downloader
Trong Agent, mở tab 4 • e-FILING và bấm CÀI TOSHIBA FILE DOWNLOADER TỪ GÓI NÀY. Chờ cửa sổ cài đặt của Toshiba xuất hiện, sau đó hoàn thành các bước của trình cài.
Nút này mở bộ cài; việc thấy trình cài xuất hiện chưa có nghĩa phần mềm Toshiba đã cài xong. Khi hoàn tất, bấm MỞ FILE DOWNLOADER. Nếu Agent yêu cầu chọn tệp EXE, chọn đúng tệp chương trình File Downloader đã được cài, không chọn một tệp EXE bất kỳ trong bộ Agent.
Nếu bộ cài thiếu hoặc không phù hợp với máy, kỹ thuật viên cần kiểm tra phiên bản và bộ tiện ích đúng model trước khi tiếp tục.
Bước 3 Chọn Box và thư mục tải trong File Downloader
Trong File Downloader, kết nối đúng Toshiba theo IP. Mở File → Automatic Download → Start, chọn Box cần lấy cùng mật khẩu nếu được yêu cầu. Chọn thư mục con trong Box nếu quy trình của đơn vị sử dụng.
Đặt thư mục lưu tải xuống trùng chính xác với Incoming từ File Downloader trong Agent. Chọn định dạng PDF, thiết lập khoảng thời gian kiểm tra và hoàn tất bằng Finish. Với hồ sơ nhiều trang, chọn cách xuất thành một tệp PDF nếu tùy chọn tương ứng có trong phiên bản đang dùng.
Trong giai đoạn thử nghiệm, bỏ chọn Delete after download để tránh xóa tài liệu khỏi Box sau khi tải. Chỉ thay đổi việc xóa nguồn khi đã kiểm tra đầy đủ và có quy định lưu trữ rõ ràng.
Bước 4 Cấu hình nơi nhận trong Agent
Trở lại tab 4 • e-FILING, kiểm tra lần lượt tên Box, Phòng ban / nhóm, Incoming, thư mục nhận cuối và Archive. Bạn có thể dùng tên nhóm KeToan để Agent phân loại thư mục theo bộ phận.
Nếu giao diện đang để thư mục nhận cuối là Z:\SCAN nhưng máy tính chưa có ổ Z hoạt động, hãy đổi sang nơi lưu thực tế. Nếu dùng một thư mục mạng, cần kiểm tra quyền ghi bằng đúng tài khoản chạy Agent.
Chọn Giữ bản gốc trong Archive sau khi Agent xử lý nếu muốn giữ bản nguồn trong máy tính. Lưu ý Archive nằm trên cùng máy vẫn cần được đưa vào kế hoạch sao lưu của đơn vị nếu hồ sơ quan trọng.
Bấm LƯU CẤU HÌNH, sau đó BẮT ĐẦU TỰ ĐỘNG. Kiểm tra trạng thái Agent và bảo đảm File Downloader cũng đang ở chế độ tải tự động.
Bước 5 Scan thử và kiểm tra đủ ba vị trí
Tại Toshiba, đặt một trang thử, mở Scan, chọn đích e-Filing, chọn đúng Box và bắt đầu quét. Nếu máy hỏi hoàn tất bộ tài liệu, xác nhận theo màn hình.
Đầu tiên, kiểm tra trang thử đã xuất hiện trong đúng Box. Tiếp theo, kiểm tra File Downloader đã tải PDF vào Incoming. Cuối cùng, bấm MỞ THƯ MỤC NHẬN trong Agent, mở thư mục bộ phận và các thư mục ngày tháng mà Agent tạo để tìm tệp.
Khi Agent đang chạy, PDF có thể được xử lý nhanh và không nằm lâu trong Incoming. Vì vậy, Incoming trống nhưng thư mục nhận đã có tệp đúng là tình huống bình thường. Mở PDF, kiểm tra đủ trang trước khi đưa quy trình vào sử dụng.
Cách dùng e-Filing mỗi ngày
Bật máy tính nhận, kiểm tra kết nối mạng và dung lượng trống. Mở File Downloader, xác nhận hoặc khôi phục tác vụ tải tự động nếu phần mềm hỏi. Mở Agent và bấm BẮT ĐẦU TỰ ĐỘNG khi tác vụ theo dõi chưa chạy.
Tại Toshiba, scan vào đúng Box đã thiết lập. Sau khi máy báo hoàn tất, chờ chu kỳ kiểm tra của File Downloader rồi mở thư mục nhận cuối để lấy tài liệu. Nếu đổi sang Box khác, cần cấu hình lại File Downloader tương ứng; sửa tên Box trong Agent thôi chưa đủ.
Muốn tạm dừng toàn bộ quy trình, bấm DỪNG trong Agent và dừng Automatic Download trong File Downloader. Nút DỪNG của Agent chỉ dừng phần xử lý cục bộ, không tự dừng chương trình Toshiba.
Lỗi thường gặp và cách xử lý
| Hiện tượng | Nơi cần kiểm tra |
|---|---|
| Không có tài liệu trong Box | Kiểm tra đích scan trên Toshiba, số Box và kết quả tác vụ scan. |
| Box có tài liệu nhưng máy tính chưa nhận | Kiểm tra File Downloader, IP, mật khẩu Box, thư mục con và chế độ Automatic Download. |
| Incoming có PDF nhưng thư mục nhận chưa có | Kiểm tra Agent đã bắt đầu tự động, đường dẫn nhận tồn tại và có quyền ghi. Xem nhật ký trước khi chạy lại. |
| Agent báo không tìm thấy File Downloader | Hoàn tất cài tiện ích Toshiba và chọn đúng EXE đã cài. |
| Không thấy bản scan lặp lại ở thư mục nhận | Agent có kiểm tra nội dung trùng; kiểm tra Archive\DUPLICATE và nhật ký. |
| Tệp không phải PDF không được xử lý như mong muốn | Kiểm tra định dạng xuất trong File Downloader. Agent không tự chuyển mọi loại tệp thành PDF. |
Nếu đường dẫn nhận bị lỗi, không xóa các tệp còn ở Incoming. Sửa kết nối hoặc quyền ghi trước rồi theo dõi lại. Các tệp không phải PDF có thể được đưa vào khu vực Archive\NON_PDF để kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Có thể tắt máy tính sau khi bấm tự động không
Không thể tiếp tục tải về máy tính đang tắt hoặc ngủ. Toshiba có thể còn lưu tài liệu trong Box, nhưng việc nhận và xử lý trên máy tính chỉ tiếp tục khi các chương trình chạy lại và truy cập được máy.
Có cần mở cả hai chương trình không
Có, với quy trình này. File Downloader lấy tài liệu khỏi Toshiba; Agent xử lý tệp đã tải. Cần theo dõi đúng phần nếu quy trình dừng ở giữa.
Hỗ trợ cài e-Filing
Khi cần hỗ trợ, gửi model Toshiba, số Box, trạng thái File Downloader, đường dẫn Incoming và ảnh nhật ký Agent. Không gửi mật khẩu Box công khai. Kỹ thuật Azcopy: 079 4481 888.
